16 de jan de 2014

ESTRUTURA DE EVENTOS

A organização é a nossa parte no cumprimento dos planos de Deus, lembremos-nos de Neemias que, para reconstruir as muralhas de Jerusalém, traçou todo um planejamento estratégico, dividiu os trabalhos em diversas equipes, procurou envolver a todos para que todos se sentissem responsáveis e o trabalho fluísse melhor. Todo evento precisa de um responsável. Um coordenador geral é automaticamente o coordenador de todos os eventos, porém é recomendável que delegue a coordenação dos diversos eventos ao longo da sua coordenação, caso contrário, não promoverá discípulos, substitutos seus quando da sua ausência ou saída e se esgotará com muita facilidade. Precisamos ser como Jesus, promover lideranças para que haja continuidade. Iremos apresentar um básico para qualquer evento. É claro que não encerramos aqui todas as necessidades dos diversos eventos, nem tão pouco todos eles necessitam de tudo que será aqui apresentado. 
Apresentamos aqui apenas um norte, que poderá ser seguido, modificado, ampliado, suprimido, conforme a necessidade de cada evento, a realidade local e a disponibilidade de pessoas.


PRIMEIRO PASSO

Escolher um coordenador para o evento, que deverá:
- Escolher responsáveis pelas equipes de serviços, distribuindo tarefas e pedindo que cada um procure ganhar o que for necessário em sua equipe. Existem equipes que podem juntar-se sob uma mesma pessoa responsável.
- Passar a programação do evento para as diversas equipes – músicos, pregadores, cozinha, cantina, livraria, limpeza, etc.
- Contatar constantemente os coordenadores de cada serviço para saber sobre o andamento dos mesmos, inclusive sobre o material necessário e o material ganho.
- Dar a palavra final em situações de conflito, já que deverá ter a visão do todo.
- Acertar o local do encontro com antecedência, visitando-o com os coordenadores dos diversos serviços para se estabelecer a sua capacidade máxima, as necessidades para montagem, enfim, as necessidades gerais.


EQUIPES ENVOLVIDAS
  • Acolhida
  • Animação
  • Apoio
  • Assistente eclesiástico
  • Berçário
  • Cantina
  • Compras
  • Comunicação
  • Cozinha
  • Decoração
  • Dormitório
  • Fé e política
  • Grupinhos
  • Intercessão
  • Lazer
  • Lembrancinhas
  • Limpeza
  • Liturgia
  • Livraria
  • Manutenção
  • Montagem/desmontagem
  • Música
  • Oração
  • Oração por cura e libertação
  • Pregação
  • Recepção
  • Saúde
  • Segurança
  • Tesouraria
  • Translado
  • Transporte
  • Visitação

ACOLHIDA
  • Se possível com música e lembrancinha, já direcionando para a recepção.
  • Deve ser motivadora, do tipo: Deus tem algo especial para você hoje; Jesus te esperava ansiosamente e vai realizar maravilhas em sua vida hoje; etc.
  • Saber dar as primeiras informações aos participantes conforme as necessidades: banheiro, água, alojamento, recepção.

ANIMAÇÃO
  • Pode ser do próprio ministério de música ou alguma outra pessoa designada. Pode até ser mais que uma pessoa.
  • Faz a acolhida geral, faz os agradecimentos e dá os recados.
  • Faz a apresentação e a acolhida dos pregadores, sacerdotes, etc. 

APOIO
O apoio é a equipe que está pronta para cobrir qualquer deficiência, atender a qualquer chamado, suprir qualquer necessidade.

ASSISTENTE ECLESIÁSTICO
Estar presente ao menos para a celebração eucarística e momentos de adoração eucarística
Quando possível, estar presente também atendendo confissões e fazendo aconselhamentos 


BERÇÁRIO
Disponibilizar:
  • Berço
  • Colchonetes
  • Trocador
  • Água
  • Micro ondas
  • Fogão
  • Vasilhas para micro ondas e fogão
  • Lenço umedecido
  • Cadeira para amamentação



CANTINA
  • Ter uma pessoa responsável por receber e devolver os materiais que receber do Escritório Diocesano, 
  • Se responsabilizar pela venda e controle das bebidas, salgados, balas, lanches, sorvetes, doces, gelo, freezer, etc.
  • Providenciar troco.


COMPRAS
  • Deverão ser feitas pela tesouraria, pela coordenação do encontro ou por alguém designado por eles após a verificação de estoque no Escritório e conferência com os coordenadores dos serviços sobre o que ganharam.
  • Centralizar as compras e sempre pegar recibo.
  • Arroz, feijão, macarrão, óleo, carnes, verduras, legumes, molho de tomate, macarrão, sal, açúcar, tempero, café, chá, leite, achocolatado, bolacha salgada, bolacha doce, biscoito, adoçante, manteiga, pão, sabão em pó, detergente, sabonete, toalha de papel, esponja para pia, pano de prato, panela, prato, talher, água sanitária, desinfetante, rodo, esponja de aço, vassoura, saco de lixo, pano de chão, papel higiênico, guardanapo... 

COMUNICAÇÃO
  • Convidar todas as autoridades envolvidas, eclesiásticas e civis.
  • Divulgar com cartazes, TV, rádio, jornal, site, panfletos, faixas, GO, Paróquias, missas, etc.
  • Tirar fotos do evento para posterior divulgação.
  • Banners.
  • Gravação e venda de CDs e DVDs. 

COZINHA
  • Ter uma pessoa responsável por receber e devolver os materiais do Escritório Diocesano
  • Comida ou marmitex
  • Touca
  • Luvas
  • Talheres
  • Pratos
  • Guardanapos
  • Vasilhas
  • Copos

DECORAÇÃO
  • De baixo custo, simples e bonita.
  • Dentro do tema.
  • Procurar utilizar materiais que possam ser reutilizados em outros encontros ou em outros momentos.

DORMITÓRIO
  • Ver se o local do encontro permite dormitório, pouso, banho, banheiro.
  • Ter responsáveis pelos dormitórios masculino e feminino.
  • Arranjar local para pouso para os que vêm de outra cidade.
  • Providenciar café da manhã para quem ficar nos dormitórios.
  • Arrumar pouso para os pregadores.

FÉ E POLÍTICA
  • Sempre que possível passar conceitos de cidadania, seja por pequenas colocações, seja por brincadeiras.
  • Não fazer campanha política a favor de ou contra ninguém, só se for algum “excomungado”.
  • Quando possível passar as “coisas” do ministério nos encontros. 

GRUPINHOS
  • Não desprezar esses momentos, especialmente em Experiências de Oração.
  • Ter sempre uma ou mais pessoas equilibradas coordenando os grupinhos, previamente informados do que se trata aquele momento e o que é para ser feito.
  • Esse é um rico momento de cura, partilha, escuta, avaliação, etc. 

INTERCESSÃO
  • A intercessão deve atuar desde a decisão de fazer o encontro.
  • A intercessão pode ser no local do encontro ou em local separado.
  • Arrumar o local para intercessão quando for separado.
  • Arrumar pessoas para intercessão, de preferência um pequeno grupo e não uma infinidade de pessoas, nem um revezamento muito grande.
  • A intercessão deve passar de imediato ao coordenador do evento o direcionamento que Deus possa estar dando e ser dócil em aceitar as decisões da coordenação.

LAZER
  • Dependendo do encontro é aconselhável ter momentos de lazer e descontração.
  • Ter uma equipe que prepare dinâmicas cristãs para esses momentos.
  • Ter pessoas responsáveis pelas diversas atividades. 

LEMBRANCINHAS
  • Dividir entre os GO responsáveis.
  • Dentro do tema e de baixo custo.

LIMPEZA
  • Antes, durante e depois do evento.
  • A sobra do material que pegar no Escritório deverá ser devolvida integral ao Escritório - ter uma pessoa que controle esse material.
  • Estabelecer a quantidade de material que necessita para verificação se há no estoque ou se há necessidade de compra.
  • Vassouras; rodos; toalha de papel; luvas; pá; sabonetes; panos de chão; baldes; sabão em pó; desinfetante; água sanitária. 

LITURGIA
  • Ter uma pessoa responsável por recepcionar e devolver o material litúrgico do Escritório.
  • Ver antecipadamente se falta algum material e providenciar.
  • Comentarista.
  • Leitores – proclamadores da Palavra.
  • Ministros.
  • Coleta – sacolinhas e pessoas.
  • Hóstias e vinho.
  • Materiais litúrgicos e livros. 

LIVRARIA
  • Levar o que o Escritório tem disponível.
  • Chamar livraria terceirizada para suprir possíveis deficiências do Escritório, cobrando uma %.
  • Apresentar material próprio do Ministério para Crianças e da RCC em geral.

MANUTENÇÃO
Sempre ocorrem imprevistos em torneiras, eletricidade, etc. É aconselhável que tenha alguém para suprir estes imprevistos 

MONTAGEM/DESMONTAGEM
  • Palco; cadeiras; mesas; divisórias e tapumes.
  • Banners; faixas.
  • Ventiladores extras.
  • Sinalização dos lugares.
  • Mesas e cadeiras para: recepção, livraria, saúde, músicos, pregadores, caixas, grupinhos etc.

MÚSICA
  • Providenciar som adequado ao ambiente.
  • Observar tempos litúrgicos e se possível fazer folhetos.
  • Fazer teatro e dança, se necessário e possível.
  • Escolher com antecedência o ministério de música. 

ORAÇÃO
  • Procurar sempre ter mais que uma pessoa conduzindo a oração.
  • Pode ser feita pelo pessoal da intercessão, cura e libertação, pregação, músicos ou qualquer pessoa preparada, inclusive da animação.
  • Oração da manhã.
  • Oração da noite.
  • Oração para refeições.
  • Oração de despedida.
  • Orações carismáticas.
  • Escuta do Senhor.

ORAÇÃO POR CURA E LIBERTAÇÃO
  • Quando for feita, deve ser por pessoas centradas, com experiência, dóceis ao Espírito e obedientes a coordenação.
  • Não sair “dando tiro” de cura para todo e qualquer lado.
  • Se houver proclamação de cura deve-se procurar a comprovação com o curado.
  • Se o encontro proporcionar um tempo, pode-se dar algum testemunho.
  • A forma de se rezar por criança tem um jeito próprio, diferente de como se reza com o adulto
  • Pessoa ministeriada na Cura e Libertação de crianças 

PREGAÇÃO
  • O pregador deve ser contatado o mais breve possível.
  • Obedecer ao horário determinado.
  • Obedecer ao tema proposto.
  • Se possível estar presente em todo o encontro.
  • Ser dócil ao Espírito e obediente a coordenação do evento.

RECEPÇÃO
  • Entrega de crachás, preenchimento e recebimento de fichas e orientações diversas.
  • A acolhida e a recepção são “a porta do céu”. Precisamos de pessoas alegres, dispostas e bem orientadas para bem orientarem os participantes.
  • Não há necessidade de confusão, quando sentir que irá ocorrer alguma, procure retirar a pessoa da fila e resolver a situação. 

SAÚDE
  • Para grandes eventos deve-se contatar a saúde pública, de preferência com uma ambulância disponível no local.
  • Para eventos menores arrumar médico e/ou enfermeiro para permanecer no local.
  • Verificar antecipadamente o material necessário e o disponível e levar ao encontro o básico que seja permitido para um atendimento imediato.
  • Arranjar local apropriado – se possível onde o profissional da saúde aproveite o encontro. 

SEGURANÇA
  • Externa – carros
  • Bilheteria (quando houver)
  • Entrada geral do evento
  • Entrada do local onde ficam as crianças
  • Noturna (para sons, equipamentos, local, etc.)

TESOURARIA
  • Estimar os custos para o evento e decidir sobre o valor a ser cobrado, buscando patrocínio para ajudar nas despesas.
  • Arrumar as fichas para bebida e alimentação.
  • Arrumar o troco.
  • Deixar balas nos caixas para facilitar o troco.
  • Estipular os valores a ser cobrados das bebidas e da alimentação.
  • Pagar espórtulas, contribuições e despesas sempre com recibo.
  • Arranjar pessoas para serem caixas.
  • Criar mecanismos de arrecadação durante o encontro, como pequenas rifas.
  • Dar muita atenção à coleta das missas.
  • Fazer coletas extras se for necessário.

TRANSLADO
  • Caso haja necessidade, montar uma equipe para buscar e levar os participantes no aeroporto e rodoviária.
  • Caso o local do evento seja diferente do dormitório, providenciar meios de locomoção. 

TRANSPORTE
  • Material de limpeza
  • Material litúrgico
  • Ventiladores – se necessário
  • Alimentos
  • Material da saúde

VISITAÇÃO
  • Dividir os diversos GO entre os presentes para visitação dos respectivos grupos e abastecimento com o objetivo de divulgação do evento ou para solicitar ajuda em alguma atividade.
  • Pegar antecipadamente no Escritório Diocesano a relação dos GO.




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